公司采购制度管理规定通常包括以下几个方面:
目的和依据
规范公司采购行为,加强资产管理,提高资金使用效益,防范风险,促进廉政建设。依据相关法律法规和公司实际情况制定。
定义
采购是指使用国有资金通过合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。
货物包括材料、燃料、设备、产品等。
工程包括建设工程,如建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
服务指与企业生产、经营活动相关的服务。
适用范围
公司采购行为的管理适用本制度。
与建设工程有关的重要设备、材料以及服务的采购,按照《中华人民共和国招标投标法》执行。
管理部门及职责
成立采购领导小组及其办公室,统筹管理采购工作。
采购领导小组职责包括审核采购管理规章制度、审议通过年度集中采购计划和目录、监督检查采购活动等。
领导小组办公室设在综合部,负责采购及专家库和供应商信息库的管理。
管理原则
采购实施应遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。
鼓励和支持工作集约化、信息化水平的提高。
采购审批制度
各部门应根据需要编制采购申请单,提交采购部。
采购部对采购申请单进行初步审核,汇总采购需求,编制采购需求汇总表和采购申请表。
采购申请表需报采购总监、总经理审批,重要物资或关键物资的替代品采购申请还需相关技术人员参与审批。
采购原则
询价比价原则:必须有三家以上供应商提供报价,进行综合评估后议定最终价格。
一致性原则:采购物品必须与请购单所列要求一致,差值不得超过请购量的5%-10%。
低价搜索原则:采购人员应搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库。
廉洁原则:采购人员应自觉维护企业利益,廉洁自律,不收礼、不受贿。
采购流程
请购的提出:由生管部物控员或其他部门负责开立请购单,注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项。
请购核准权限:根据采购金额的不同,由不同级别的管理人员核准。
采购执行:采购部根据请购单进行采购,包括询价、谈判、签订合同及跟踪订单执行情况。
供应商选择与管理:建立供应商评估和选择标准,定期对供应商进行考核。
采购合同签订
采购合同应明确双方权利义务,包括产品规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式及违约责任等条款。
监督与检查
采购领导小组及其办公室组织对采购活动的监督检查,审议其他采购重大事项。
这些规定旨在确保公司采购活动的规范、透明和高效,同时防范风险,维护公司利益。