行政助理的岗位职责通常包括以下几个方面:
行政事务处理
协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。
负责公司快件及传真的收发及传递。
参与公司绩效管理、考勤等工作,并执行奖惩办法。
文件与档案管理
协助审核、修订公司各项管理规章制度,并进行日常行政工作的组织与管理。
负责公司文件和档案的收集、整理、归档工作。
起草、公文制定、文件收发等工作。
会议安排与服务
负责会务安排,包括会前准备、会议记录和会后内容整理工作。
接待来访人员,接听电话,解答咨询及传递信息。
采购与物品管理
负责公司办公用品的领用和分发工作。
管理公司办公家具、设备、用品的选购与使用。
负责办公设备的日常管理及维护,办公用品、耗材的采买、登记入库。
内部协调与沟通
协助各部门进行日常行政事务的落地执行。
跟踪公司经营目标及各部门业务进度的达成情况。
传达通知、分发文件,协助主管对人员的招聘、入职办理、离职办理。
外部联络与接待
对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电。
配合总经理处理外部公共关系,参与公司公关活动工作。
其他行政服务
负责办公室环境卫生的管理及检查工作。
管理公司用水用电情况,与物业部门交涉。
负责公司报纸的取放管理。
领导交办事务
完成行政主管交办的临时事务。
协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解。
跟踪公司经营目标及各部门业务进度的达成情况。
个人发展与团队支持
培养成经理,为职业生涯方向提供指导。
维护公司内部通讯录,更新员工花名册。
技能要求
具备良好的文字功底,能够起草各类行政文件。
具有较强的沟通协调能力,组织公司会议,协助领导公司的接待工作。
熟练操作个人电脑技术,包括MS Word、Excel和PowerPoint。
以上是行政助理岗位的一般职责描述,具体职责可能因公司规模、行业及岗位设置而有所不同。