公司的财务制度及报销流程通常包括以下几个关键步骤:
理清项目
财务人员需要明确哪些项目和费用是日常报销的,哪些流程和签字人相同,哪些不同。
拟定初稿
根据理清的报销项目,财务人员拟定报销制度和流程的初稿。
小项目和费用可以放在一起写,大项目和费用要分开写,不同流程和签字人的要分开写。
上交初稿
将初稿提交给公司负责人进行初审,并提出修改意见,确定各层面应签字的人。
财务部根据反馈进行修改和制定新稿。
组织会议
财务部制定好新稿后,由总经办组织各部门负责人讨论会议,对制度和流程进行讨论和提出意见。
财务部综合各部门意见后制定出最终的报销制度和流程。
定稿签发
财务部定稿后,交给公司负责人审批签发。
统计部门数量,将签发的制度和流程复印并发放给各部门负责人。
组织学习
将报销制度和流程发放给各部门,并组织全公司人员进行学习和宣导,确保每个员工都知晓并遵守。
费用项目、报销标准和报销审批程序
符合企业制度的规定。
报销单据要求
报销人需取得相应的报销单,且报销单上经办人、受理证明(审核人)、审批人的签字齐全。
审批流程
一般报销流程包括经办人、本部门经理(或上级主管)、部门总监、财务专人审核、财务经理核准、总经理/总经理授权人审批、出纳支付。
特殊报销流程包括预算之外或没有经事先申请的费用,需补办申请报告并报总经理特批。
报销时间限制
员工需在费用发生后的一定期限内进行报销,一般为7个工作日左右。
逾期未报销的,财务部门将进行催报,并可能影响员工的奖金发放。
借款管理规定及流程
出差借款需凭审批后的《出差申请表》办理,并在返回后5个工作日内办理报销还款手续。
其他临时借款应及时报账,除周转金外原则上不允许跨月借支。
借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
日常费用报销
包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
费用累计支出原则上不得超出预算。
这些步骤和规定旨在确保公司财务支出的合规性和透明度,通过多级审批机制和责任明确,保障公司财务健康运行。