公章管理办法通常包括以下几个方面:
总则
目的:规范公司印章的刻制、使用、保管、销毁等管理活动,确保印章的合法性、可靠性和严肃性,维护公司利益,防止私刻滥用乱用印章行为。
适用范围:适用于公司内所有公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印鉴、各部门印章等的管理和使用。
印章定义:包括公司名义经正常申报后统一刻制和销毁的印章、公司法定代表人名章、授权委托代理人名章、各项目部印章、公司内各部门印章、涉及技术内容的印章、专门用途印章等。
印章的刻制与启用
刻制审批:所有印章由人力行政部负责统一刻制,大小样式由人力行政部规定,任何人或部门不得自行刻制。刻制和更换必须以公司有关管理机构的文件为依据,并到政府有关部门指定的单位刻制。新印章在启用前,必须留印模以备查,人力行政部根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。
保管与启用:印章在发放使用前,由人力行政部进行登记备案。行政公章、合同专用章、法定代表人印鉴由综合办公室专人保管;公司财务专用章由总部财务部专人保管;公司各部门的印章由本部门专人保管。关停并转公司需要保留的印章,统一由公司综合办公室保管。
印章的使用
使用审批:使用公司公章、法定代表人名章由总经理审批。使用项目服务中心印章由项目经理审批。所有使用公章的事项都需经过相关部门或领导的审批。公章需于固定位置(专门办公室或工位)使用,并设置公章使用记录本,每次使用公章详细记录使用时间、用途、经办人等信息备查。
规范公章使用流程:建立严格的公章使用审批制度,所有使用公章的事项都需经过相关部门或领导的审批。公章需于固定位置(专门办公室或工位)使用,并设置公章使用记录本,每次使用公章详细记录使用时间、用途、经办人等信息备查。
印章的保管
专人保管:成立公章管理部门或指定专人负责公章的保管和使用,确保责任到人,确保公章安全存放(如存放于保险柜)。
印章管理员职责:印章管理员必须切实负责,保管印章必须安全可靠(须加锁保存,印章不可私自委托他人代管),不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表。如有遗失,必须及时向公司行政部经理报告(印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续)。
印章的停用与销毁
公章停用:公司名称变动、印章损坏或遗失等情况需停用公章,并报请相关部门审批。
印章销毁:公章销毁需按照公司内部审批流程进行,由指定专人负责,确保销毁过程的安全和合法性。
监督与检查
设立内部监督机制,定期对公章使用情况进行检查,发现问题及时纠正。
通过以上管理办法,可以有效规范公司印章的管理和使用,确保印章的合法性和安全性,防止印章被滥用或遗失,从而维护公司的合法权益。