当办学许可证到期需要换证时，应提交以下申请报告和相关材料：
申请报告正文
学校名称、地址、举办者。
办学内容、学校类型。
学校的发展历程及办学成绩。
现办学的情况。
存在的问题或困难。
必要材料
办学许可证更换申请表格。
学校运营情况报告，包括师资、招生情况、校园设施建设等。
经营管理方案，包括管理制度、教学管理、财务管理等，并附上相关文件如教师岗位聘任合同、员工劳动合同等。
师资力量，包括师资队伍结构、职称分布、教师任教资格证书等。
学校发展规划，包括发展目标、发展规划和未来发展战略。
校园安全保障措施，包括安全防范措施、应急预案及相关报告。
教学质量保障措施，包括教学改革项目、教学质量监控措施等。
客观评价材料，如学校质量评估报告、教育质量监测报告等。
其他补充材料，根据具体情况补充提供其他相关材料。
其他要求
机构应严格遵守国家法律法规及政策要求，无违法违规行为记录。
机构举办者信用状况良好，无犯罪记录。
机构应符合消防、安全等管理规定，确保教学场所安全、卫生。
请确保所有材料的真实性和完整性，并按照相关教育部门的要求进行提交。