跟单流程根据不同的业务需求和行业特点可能会有所不同,但大体上可以总结为以下几个主要步骤:
接收订单
跟单员首先接收客户的订单,并与客户联系以核对订单详情。
确认无误后,跟单员会制作生产图纸并发送给工艺部,同时计算材料需求并制作生产执行单。
生产协调
跟单员根据生产执行单更新订单生产排程表,并确保各部门负责人签名确认货期。
跟进生产进度,确保辅料采购单在下单后3-4天内完成,并在出货前2天所有外采购单都要到位。
发货准备
在发货前1-2天,跟单员与客户协商确定发货的货运站和发货日期。
通知包装部提前准备发货通知单,并在发货当天安排车辆进行发货。
发货与后续
发货后,跟单员整理托运单与装箱清单,并传真给客户,同时复印留底。
每个月底,跟单员需要整理客户意见反馈表,确保每个订单都有客户的回签。
文档与记录
跟单员在整个流程中需要制作和整理各种文档,如生产执行单、采购单、发货通知单等,并进行存档。
跟单员还需时刻与客户和供应商保持沟通,确保信息准确无误。
风险管理
跟单员需要掌握相关法律法规和贸易规则,确保出口合规,并及时处理支付和结算事宜,保证资金安全。
在遇到生产或物流问题时,跟单员需要及时与相关部门协调,并通知客户。
以上是一个较为通用的跟单流程,具体细节可能会根据不同的行业和公司要求有所调整。