答复意见应当包含以下几个要素：
受理日期与原则：
明确说明信件收到的时间、依据的属地管理、分级负责和谁主管谁负责的原则。
受理事项：
详细列出受理的信访事项。
调查核实：
对反映的问题进行认真细致的调查，并列出调查核实的情况。
处理结论：
根据调查结果和相关政策法规，形成处理结论。
法律依据：
说明作出处理结论所依据的法律、法规和政策。
申诉权利：
告知信访人如对答复意见不服，可在规定时间内向上级机关申请复查。
送达信息：
包括送达时间、地点、送达人及信访人签字确认。
关于张来信事项的答复意见
张：
你于X年XX月XX日向写信反映的事项，依据属地管理、分级负责和谁主管谁负责的原则，已于X年XX月XX日交由我单位调查处理。依据你反映的问题和上级交办意见，我单位受理的来信事项有：
1. 。
2. 。
我单位对你提出的信访事项高度重视，经调查核实，并对照相关政策，形成了处理意见。现答复如下：
1. 关于问题。经查，你反映的情况属实，符合文件规定，我单位同意。你可于X月X日到（地点）办理相关手续。
2. 关于问题。根据XX市XX区《关于规定》，你本人不属于文件规定可以享受待遇的对象，XX单位作出的决定是恰当的。你提出的要求不予支持。
以上1、2部分是对来信人所提事项的事实认定情况、处理结论及作出处理结论所依据的法律、法规和政策。
如对本答复意见不服，你可自收到本答复意见书之日起30日内向XX市XX县（区）人民政府申请复查。
送达时间：X年XX月XX日
送达地点：（地点）
送达人：（送达人姓名）
信访人签字：（信访人签字）
XX市XX县（区）
X年XX月XX日