报价函的格式通常包括以下几个部分：
标题
在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“报价函”、“报价信”等字样。
称谓
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
正文
在称谓之下另起一行空两格开始书写。
一般首先简要说一句感谢对方的询价。
然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、包装、交货方式、优惠政策等。
最后礼貌地写上“欢迎再询”等关切的话。
结语
在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语。
再另起一行顶格书写“敬礼”、“商祺”等表示祝愿的话，后面不必加标点符号。
落款
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。
在署名的下方写上写信的日期。
写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
示例
范例1：
尊敬的宋经理：
您好!由衷感谢贵公司来函询价，现将我公司最大号皮质旅行拉杆箱的有关信息提供如下：
产品编号：NP—F3552/32
产品质量：一级牛皮
产品规格：80cmX50cmX30cm
产品包装：标准硬纸箱
产品价格：2200元/只
产品结算方式：商业汇票
交货方式：送货上门
送货日期：本市收到订单3日
优惠价格：订单达20只按9折
如有问题，欢迎再询，我们期待着为您服务。
恭祝商安!
××箱包公司销售部
××年×月
范例2：
××副食品公司：
贵方X月XEl询价函收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：
商品：君山银针茶
品质：一级
规格：每包100克
单价：每包XX元（合包装费）
结算方式：汇票
交货日期：收到订单10日内发货
我方所报价极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按90%的折扣收款。如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日订购。
恭候佳音。
××茶叶厂
××年×月×日
建议
确保报价函内容清晰、准确，避免歧义。
提供所有相关的细节，如产品规格、包装方式、交货时间等，以便对方做出决策。
保持礼貌和专业，以建立良好的商业关系。
如果需要，可以提供多种支付方式和交货选项，以增加灵活性。